為什麼成功者都是「清單控」
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我的清單人生

嗨,我是寶拉.里佐,我有病。這種病的叫作「清單控」(glazomani)。glazomani這個字,按照Dictionary.com上的解釋,指的是對清單有著無比的熱情;Encyclo.co.uk上的定義則是「對建立清單有著異常的迷戀」。是的,我就是個清單控。

跟一般人比起來,我絕對感覺壓力比較小,而為此我真的得感謝長伴左右的清單。當然,要把清單上的項目一條一條劃掉,也是會焦慮的,但我另外有法寶跟手段可以處理這問題。身為一個每天被「時間限制」推著跑的紐約電視製作人,我真的得把得過的艾美獎與大大小小的成績,歸功於列清單的習慣。靠著清單,我完成了更多的工作,規畫了海外的婚禮,找到了落腳的公寓。

我的生活就是不斷在列清單。
● 要做的事情
● 要去的地方
● 要想的劇情
● 要試的app
● 喜歡的餐廳
● 想讀的書單
● 要辦的活動

清單主題可以沒完沒了。我發現為生活中各種可能的情境都做好萬全的準備,可以讓時間的運用變得更有效率。我知道不是每個人都像我一樣執著於清單的研究與建立,但我覺得有這樣的「強迫症」才是對的,大家都應該學我。所以我寫了這本書,我希望看了這本書,大家能找回自己的生活秩序,重新成為自己生活的主人,不要動不動就忙不過來外加喘不過氣。

清單可以做什麼?

瑪丹娜、瑪莎.史都華、約翰.藍儂、艾倫.狄珍妮絲(《艾倫愛說笑》節目主持人)、美國開國元勳富蘭克林、前總統雷根、達文西、愛迪生、鄉村歌手強尼.凱許(Johnny Cash),你知道嗎?這些名人除了都是事業有成甚至功績卓著以外,還有個共通點,答案是:他們全都是愛列清單的人。這些優秀的男男女女跟其他許多的闖出一片天的執行長與企業家,都用清單來管理他們的創意、邏輯與工作任務。

職場社群網站領英(LinkedIn)最近做了項研究發現,63%的專業人士會把待辦事項擬成清單,但擬清單是一回事,把清單用對又是另一回事。事實上,同一份研究發現,列清單的人當中只有11%表示他們可以在當週完成上面的工作。

時間——沒有人會嫌它太多。面對公司、家庭、熟或不熟的朋友,我們都有太多事情沒時間去完成。要在一天24小時內把所有該做的、想做的事情都擠進去,然後還要有時間放鬆,可以說非常拚。無怪乎現代人會這麼焦慮,這麼疲乏,這麼想放假。

採取清單式思考

很多人說希望自己能在事業表現更有突破,在財務上更自由,更滿意自己的生活,感覺更健康,這些都是他們感覺做不到的事情。他們覺得自己要不時運不濟,不然就是資源有限,諸如此類的。但其實只要一小張紙(或一個app),我們的人生其實是可以翻轉的,一張紙(或一個app),不難吧,有誰做不到嗎?

想要在生活中的任何一個層面有所突破,並不是要你去做白日夢,而是要你採取「清單式思考」。所謂清單式思考並不是譁眾取寵,故意要取個沒聽過的說法來吸引目光,而是真的有用,而且效果非常好。

各位,且聽我說分明。清單列得對,列得好,力量是核彈級的。目標一旦寫成白紙黑字,你就必須負起責任。這目標可以小至去賣場把預訂的有機雞蛋給拿回來,也可以大到寫一本書出來,其背後的精神都是一樣的,那就是你要在生活中得到想要的東西,完成你設定的目標(然後在「待辦事項」把那件事情劃掉)。

有54%的人覺得自己每天在原地打轉,如果你也是其中一個的話,我有個好消息要告訴你:這不是你的宿命,你可以改變。你會有時間休息,放鬆,看本閒書,發展你的興趣。擁抱清單式思考,你就可以重新擁抱你美好的生活,因為清單可以幫助你把該做的事情切成小塊,讓你可以細嚼慢嚥,像蓋.菲瑞端上來的都是一大塊牛排又不給你刀叉,難怪你會不知從何下手。

列清單不僅可以讓你達成目標,還可以讓你日子過得不焦慮,更平衡,更從容。這樣的經驗我們都有過:長途旅行回來你發現牙刷不見了,或者跑了一趟店家卻忘了計畫要買的黑褲子。如果能先寫下來,你就不會丟三落四,忘東忘西(好吧,有時候我們還是會忘記事情,但寫下來總是比較不容易忘記)。清單的角色就像按摩師(幫我們紓壓)、鐵血教練(督促我們完成工作),跟救生員(避免我們出事)。清單在手,我們可以少走冤枉路,少花冤枉錢,因為面對任何狀況我們都會胸有成竹。

不論是不是清單控,你都可以因著這個一點都不高科技的工具受益。再怎麼滿腦子像漿糊的人,只要有張清單,都可以出落得條理分明,思緒清晰。差別就在於有所準備了,多用點心了。

清單的威力所在

把事情寫下來本身就是一件充滿力量的事情。加州多明尼克大學教授蓋爾.馬修斯(Gail Matthews)博士的研究發現,把事情寫下來,最後能做到的機率,會提高三成三。

這規則一體適用於大大小小的事情。小至鮮奶沒了要去補貨,大到找工作或跟家人和解,清單都能讓你處於更佳的狀態去面對種種挑戰,你會更知道自己在做什麼,更知道自己想做什麼,你會更有組織,更有動力去衝破難關。另外很棒的一點是,不論遇到什麼樣的事情,清單的好處都不會打折扣,以下就來看看清單可以帶給我們哪些幫助:

1.列清單可以減輕焦慮。

你是不是常對自己說:「事情這麼多,我實在忙不過來!」這樣的擔憂每個人都會有,而要減輕這種焦慮的辦法,就是清單在手。只要開始把事情寫下來(或輸入手機),你就可以暫時把連帶的事情從動態記憶體中刪除,這樣你大腦的運算壓力就會減輕。

再者是人就會忘記事情。我沒騙你:即便是成年人,平均也只能維持注意力15~20分鐘,所以偶爾丟三落四不僅正常,而且是一定會發生的事。當然,這是在沒有清單的情況下啦。要避免忘性大發,最好的辦法就是一想到重要的事情,就記下來放在顯眼的地方。用磁鐵壓在冰箱門上,用便利貼黏在辦公桌前,寄E-mail給自己,甚至於輸入到自己的手機裡面都行。我自己則是只要腦中一閃過事情,就一定立刻寫下來,否則「轟」地一聲我腦中又會閃過別的事情,前面的事情就被蓋過去了。只要堅持強迫自己花幾秒鐘把靈感寫下來,你事後就可以省下很多苦思跟煎熬。

2.列清單可以提升腦力。

列清單可以讓你運動到平常少用的大腦「肌肉」。所以列清單不但是一種生活的規畫,也是一種腦力的鍛鍊,列清單的小孩不會變笨。記憶專家辛西亞.葛林(Cynthia Green)博士,曾受邀在我的部落格上寫過一篇文章,談論列清單為何可以拯救我們的思考能力。按照她的說法:「記憶的工具,包括清單,會強迫我們凝聚更多精神,在我們必須記住的資訊上,記憶工具會提供一個組織架構,會賦予資訊座標乃至於意義。」

3.列清單可讓人變專心。

把清單當成導航地圖使用,你便能專心一致朝著目標邁進。而專心有助於提高你做任何一件事情的勝率。一整天下來你會發現自己愈專心,做事情就愈有效率,一旦該做的事情可以提早做完,你就能騰出更多時間去做你想做的事情。

如何做出終極版的「待辦事項」清單

人很容易因為清單太複雜而索性放棄,但我想說你可以列出終極版的「待辦事項」,這不困難,而且我可以用一張清單告訴你怎麼做。

1.寫下來再說

眼不見為淨,人只要沒看到就很容易忘記,所以事情一想到就要趕緊寫下來。先不用擔心整不整齊,反正先寫下來再做打算。

2.把清單組織好

知道有哪些事情要做以後,第二步就是組織。組織的意思就是分門別類:公務、家務、小孩、放鬆,諸如此類,基本上生活中的每一環都應該要有專屬的清單。不分好類別,你的清單就會滿到你連看都不想看。

基本上我會把不同的清單放在不同的地方,比方說公務清單就放在公司抽屜,家務清單就放在家裡書房抽屜。這樣我就不會忘記每張清單在哪裡,也不會搞錯上面寫了哪一類事情。表單各司其職,我的心思也就可以像硬碟一樣切成不同的C槽、D槽、E槽,這樣我只要一拿起表來就可以馬上著手處理事情,效率之高你試過一定會非常驚喜。

3.排優先順序

清單分門別類完,各就各位之後,第三步是要掃一遍所有的項目,然後按照緊急程度或重要性來排定順序。這麼做可以確保你按部就班,重要的事情會先專心做完,不會手忙腳亂。有些事情固然不那麼難完成,但畢竟重要性不高,這時候你就要忍住別先被這些小事給分散了注意力,以免影響到大局。

4.重新寫一遍

分門別類做好,也知道什麼重要什麼不重要後,再來就是要把表單給重寫一遍。把清單重新整理得乾乾淨淨,清爽宜人,一方面好讀,一方面是方便使用,你會比較好確認,容易劃掉條目。同一張清單我會重寫好多次。你可以去摸索自己習慣、順手的作法,我很討厭混亂,所以只要清單一亂,條目東一個西一個,我就會索性另起爐灶,重新來過。

每天重來一遍。為了讓事情完成,清單不用怕多,需要列就列。我每天都至少會先列一張清單,然後邊做邊把事情寫上去,今天沒完成,沒劃掉的事情,我會再加到隔天的清單裡,以此類推。

工作清單:讓你工作不怕沒進展

我經營清單部落格許久,一直以來最大的發現就是,對各行各業的執行長、專業經理人,或某某總監等這類「成功人士」來說,清單是他們每天不可或缺的配備。不論你做的是哪一行,清單都可以讓你表現更加傲人。

成為清單客之後,最要銘記於心、不斷調整精進的一件事情,就是要去找到適合自己的運作模式。我寫在書裡的方法,不一定全都適合你,你必須得為自己客製化一套清單的使用方式。

對我來說,清單就是我一天行程的「調派中心」,裡頭登載了各項任務、重點、提示等等資料,東西很多但都經過分門別類,所以我不會因為亂而看得很累。

工作上每晚我在離開辦公桌之前,都一定會把清單寫好,不論時間多晚,也不論我等下有沒有約會,我都不會跳過這個步驟不做。有時候如果剛好靈感來了或想到事情,我也會利用白天做這件事,但總之我一定會把明天的行程表寫好,這樣我才可以早上一進公司就火力全開。清單在我面前就像導航的地圖,清楚地告訴我這天從哪裡出發,要到哪裡去。有清單的話我一早起來壓力就會比較低,需要忙什麼也可以馬上開動。

我會把隔天必須「發生」的大大小小事情都列到札記本的工作表上,每一天都是嶄新的一頁。至於我列工作表的流程是像這樣:

1.最上面先寫日期,這樣你之後要找資料會比較容易。
2.把隔天的事情鉅細靡遺寫出,就算是每天的例行公事也別省略。相信我,就是想不到的事情才叫意外,而意外可能打亂你每天都做的事情,這時候提醒就派上用場了,就算有些事情你真的絕對有信心不會忘記,也還是寫上去沒有關係,因為多一條可以劃掉項目,絕對令人開心。
3.按照需要完成的時間來排定輕重緩急跟優先順序。我習慣按事情需要啟動時的時間來排定順序,比方說早上有場電話會議,我會在這條目左邊標上時間「 11:00」。這樣一來,我其他時間就不會為了這件事情分心。

清單這樣就完成了,好極了!這樣就都一切就緒了——嗎?嗯,還沒。我保證還會有你沒記到的事情冒出來。所以說清單要保持彈性,視情況增列項目,我自己的作法是:

1.視情況,視需要增列工作條目。有時候我已經下班了,才忽然想起少列了一樣工作,這時候我會立刻用手機的日曆設定通知,讓它隔天跳出來提醒我要把這項工作加上去。設定訊息跳出來的時間記得要算好,不要開會開到一半或在忙的時候手機突然響起,這樣就沒問題了。另外,在一天當中,總會有你沒預料到的工作繼續出現。你的因應之道還是不變,仍然來一樣加一樣。但當天跳出來的事情,你得想一下要安插到行程的哪個時段。要是沒有適合之處,那就再看看可否挪到明天,或者請人代勞。

2.提醒自己身在清單上的何處。我會在筆記本左下角留一塊的空間來做「進度記錄」。事情做到一半被迫中斷,我會在這塊空間裡很快記下自己做到哪,就像打高爾夫球在果嶺上放球標一樣,這樣我只要事情一排開,就又可以從剛剛的地方立刻接上。這辦法聽起來沒什麼了不起,卻好幾次救我一命。

3.私人的事情另闢一欄。我會用一條直線把手札的頁面一分為二,左邊是公務,右邊是私事。百分之百的公私分明極其困難,一天當中我們一定會有日用品得買,有水電費、卡費要繳,有公婆電話要回,所以即使是上班的時候我們也得掌握私事。總之像是要去提款機提領生活費,或是要去乾洗店這種事情,我就會寫在手札的右邊。

4.留些空間給臨時的雜項或記事。我會盡量把事情都寫下來以免忘記:誰來電、不想錯過的電視節目、要買的當期雜誌、要跟姐妹分享的八卦等等,都在我的筆記之列。為了記這些東西,我把手札右上角得空出來供一日所需,這樣我就不會想回電時找不到號碼,或想買鞋想不起尺碼。

助你一臂之力

我衷心希望這本書可以讓你動起來,讓你完成更多事,但我知道人都有惰性,所以我決定要助你一臂之力。我設計了一組工具讓你去評估清單可以在哪些地方派上用場,你又應該要如何讓清單發揮最大效益。這一路上會藏著獎賞讓你不會半途放棄,你可以自行去到這個網址:
ListProducer.com/ListfulThinkingGuide去取得免費資料,不用客氣。

書名:為什麼菁英都是清單控?:紓解焦慮,提升效率,輕鬆管理工作、家庭
作者:寶拉‧里佐(Paula Rizzo)
譯者:鄭煥昇
出版社:三采
出版日期:2015/08/21

寶拉‧里佐(Paula Rizzo)

美國知名電視節目製作人,任職於福斯新聞頻道,曾經得過艾美獎。同時也是知名部落客的她,自承有愛列清單的「強迫症」,從工作任務、辦活動、找房子到買內衣,都會用不同的清單來幫忙,而這個習慣是她工作傑出、生活愜意的關鍵。她創辦了「清單製作人」(ListProducer.com)網站,推廣「清單式思考」,傳授列清單的技巧與好處,成為美國知名的「清單女王」。

清單都一樣嗎?

http://www.books.com.tw/web/sys_serialtext/?item=0010686057

 

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